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財務管理
財務管理 是 ANI4 內最容易混淆、但亦最重要的模組之一。原因是它同時處理：
- 院友帳戶總覽
- 已開立發票
- 已收付款收據
- 按金
- 零用現金
- 帳目總覽、欠費及訂金
- QR 掃碼收費
- 待審批收費
- 收費主檔與 recurring charges
初次接觸系統的使用者，建議先以「流程關係」去理解，而不是逐頁記憶名稱。
真實畫面示意
內頁導覽
先以五句話理解整個 module
1. 院友帳戶 是工作中心
如果需要處理某一位院友的財務狀況，通常應先進 院友帳戶。
2. 發票總覽 看的是已開立或已存在的發票
它重點是應收、狀態、逾期、退款、列印與批量付款。
3. 付款記錄 看的是已產生的收據 / 收付款紀錄
本頁主要是查核與列印，不是主要新增付款入口。
4. 帳目 是財務總覽，不是一般收據列表
它會按目前年份、月份及院友範圍顯示淨收、未收、收款率、欠費院友及每月收入，並提供 欠費、訂金 分頁。單筆資金來源仍要返回發票、付款記錄或院友帳戶核對。
5. QR 流程不是即時入發票
實際流程通常是：
收費項目 QR → 掃描收費 → 待審批收費 → 院友帳戶 / 可開票帳項 → 發票總覽 → 付款記錄
這個模組最常見的頁面分工
| 頁面 | 真正用途 |
|---|---|
院友帳戶 | 以院友為中心查看按金戶、零用現金、欠款、未付發票，並進一步開票或付款 |
發票總覽 | 集中查看全部發票、狀態、帳期、逾期和批量操作 |
付款記錄 | 查看已完成的付款 / 退款 / 核銷收據與批量列印 |
按金管理 | 收取、退還、沒收按金 |
零用現金 | 管理院友個別零用現金的存入 / 提取 |
帳目 | 查看期間淨收、未收、收款率、欠費及訂金總覽 |
預置帳項設定 | 管理每位院友 recurring charges，例如月費 / 週費預置項 |
收費項目 QR | 為可收費項目產生 QR 方便掃碼 |
掃描收費 | 把掃到的項目加入購物車並提交為待審批收費 |
待審批收費 | 主管批准或拒絕待審項目 |
財務管理設定 | 維護全院共用的收費項目主檔 |
高風險 Button 總覽
圖中位置參考：請對照此截圖查看本節提到的
高風險 Button 總覽相關按鈕、篩選、表格或面板入口。
收款/付款：會產生收據或付款結果，提交前要核對院友、發票、金額和方式。退款：會形成流出或沖銷記錄，必須填原因並按院內授權處理。一鍵開票/全部開票/選擇開票：會把可開票帳項轉成發票，確認前要看清帳項清單。退還按金/沒收按金：涉及院舍政策與退院結算，不應只憑畫面金額操作。新增交易：零用現金正式入帳 / 出帳，必須核對院友和用途。立即執行：預置帳項會即時產生一筆帳項，不等於已收款。提交待審批：掃描收費送出後仍需審批，不會立即開票或收款。批准選擇/拒絕選擇：會決定待審收費是否進入後續帳務流程。重設為預設：設定頁高風險操作，不是刷新。
WARNING
財務模組每個按鈕都可能影響發票、收據、餘額、按金或院友財務流水。正式提交前，最少核對「院友、項目、日期、金額、方式、原因、操作者權限」。
建議使用順序
追查某位院友帳務時
- 先進
院友帳戶。 - 看
欠款、未付發票、按金戶、零用現金。 - 如要查發票，再開
發票總覽或帳戶內的發票區。 - 如要查已收款收據，再看
付款記錄。 - 如要看期間總覽、欠費或訂金，再進入
帳目；單筆明細仍回原始發票、付款記錄或院友帳戶核對。
處理新收費流程時
- 先確認
財務管理設定的收費項目主檔是否已齊。 - 如要現場掃碼，先在
收費項目 QR準備 QR。 - 在
掃描收費提交待審批項目。 - 去
待審批收費批准。 - 之後再回
院友帳戶或發票總覽做開票與收款。
處理固定 recurring charges 時
- 進
預置帳項設定。 - 為指定院友建立月費或週費項目。
- 需要即時產生一筆時，可用
立即執行。 - 生成後再到
院友帳戶或發票相關頁處理。
最容易混淆的幾個概念
預置帳項設定 不等於 財務管理設定
預置帳項設定：是每位院友的 recurring charges財務管理設定：是全院共用收費項目主檔
付款記錄 不等於 帳目
付款記錄：偏向收據 / 收付款結果帳目：偏向期間收款、未收、欠費與訂金總覽
零用現金 不等於院舍 petty cash pool
目前頁面是以院友為中心的零用現金交易，而不是單純櫃檯公用備用金總帳。
掃描收費 不會即時入發票
它先形成待審批項目，審批通過後才會進入後續帳單流程。
使用注意事項
- 財務模組不同頁面權限未必相同，見不到按鈕未必代表系統沒有此功能。
- 若系統上方已有全域院友選擇器，會影響部分財務頁面結果。
- QR 收費正式上線前，必須先在當前院舍環境實測掃碼結果。
- 追一筆金額時，最好同時記下院友、發票號碼、收據、交易日期與交易類型。
TIP
如果不確定某筆錢應該由哪一頁開始查，最穩妥做法是先打開 院友帳戶，再按情況分流去 發票總覽、付款記錄、按金管理 或 帳目。